Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Определение значения

Как привести дела в порядок

Теперь, когда мы рассмотрели первый шаг - сбор, если вы на самом деле составили большой список или собрали очень много вещей, которые удерживают ваше внимание, все станет только сложнее, если вы оставите его, как есть. Вы же не хотите просто положить его и забыть. Многие люди останавливаются на достигнутом; они записывают много вещей, но ничего с ними не делают, а потом составление списков становится для них навязчивой идеей. У них повсюду списки незавершенных дел. Самоклеющиеся листочки на экране, на холодильнике, на двери - везде.

Таким образом, ваши действия должны складываться в законченную модель. То есть, все этапы должны работать в потоке. Вы же не хотите, чтобы все перестало работать, как засорившаяся труба, если вы не опустошите корзину. Итак, если вы начали разбирать корзину, самое сложное - это опустошить ее, не забивая опять себе голову. К этому мы и будем двигаться, в частности, на втором и третьем этапах. Второй этап состоит в определении того, что представляют собой вещи, которые вы собрали. На третьем шаге мы будем организовывать результаты, полученные на втором шаге. Эти этапы очень тесно связаны, но я разделю их, чтобы поговорить о каждом из них в отдельности.

Таким образом, мы должны теперь определить, что же удерживает наше внимание. И что значит - определить? Что ж, в некотором смысле, это обработка того материала, который вы собрали. Большинству людей все еще нужно подумать и принять некоторые решения касательно того, что они внесли в свои списки. Очень часто в своем списке дел я буду видеть такие вещи, как "мама", "банк", "врач" или "стратегический план", и это все хорошо. Вы зафиксировали нечто, что привлекает ваше внимание, но вам еще нужно принять некоторые решения, касающиеся, например, вашей мамы.

Почему вы записали это? То есть, раньше у вас наверняка была какая-то идея. Но какая? А-а, скоро ее день рождения, точно. Итак, самое интересное здесь то, что ваше внимание будут привлекать разные вещи, и они будут отвлекать вас, если вы не уделите им должное время. Поэтому первое, что вы должны сделать, - это понять, что давит на ваш мозг. Например, приближающийся день рождения мамы или необходимость повысить сумму кредита в банке. Итак, вы зафиксировали эти вещи, но относительно них вам еще нужно принять некоторые решения. Я имею в виду, сколько внимания вам нужно уделить маме и ее дню рождения? Сколько внимания вам нужно уделить банку и сумме вашего кредита? Итак, эти исполнительные решения вам нужно принять в зависимости от того, что эти вещи на самом деле значат для вас и что конкретно вы собираетесь с ними делать, если вообще собираетесь. Таким образом, есть несколько очень простых, но в то же время глубоких вопросов, которые вы должны себе задать относительно всего, что вы зафиксировали или собрали. И, кстати, не забывайте об электронной почте, которая накапливается, пока вы смотрите этот курс. Сообщения в вашей голосовой почте. Эти незавершенные вещи, которые вы зафиксировали, вы тоже должны будете отработать. Какой вопрос вы должны себе задать по поводу электронной почты? Чтобы понять, что с ней делать, вам нужно убрать из корзины все вещи, которые с ней связаны.

Итак, вот основные вопросы, которые вы должны задать. Когда вы берете что-то из вашей корзины, то, что привлекало ваше внимание, первый вопрос - подразумевает ли эта вещь какие-нибудь действия? Должны ли вы что-нибудь с ней сделать? На этот вопрос есть два варианта ответов. Да. И нет. "Может быть" значит нет. Итак, собираетесь ли вы делать что-либо с днем рождения мамы? Собираетесь ли вы делать что-нибудь с банком или суммой кредита? Вы можете сказать "нет", и, кстати, для многих вещей, которые мы фиксируем, собираем, или которые собирают для нас, например, для электронных писем, ответом будет "нет".

Таких вещей очень много. Я уверен, что вы делаете заметки на совещаниях. Вы фиксируете короткие идеи, но многое из ваших заметок не потребует от вас никаких действий. Однако, даже если вы сказали "нет, я не собираюсь ничего с этим делать", вам еще нужно рассмотреть три решения, или три варианта относительно того, что эти не приводящие ни к каким действиям вещи на самом деле из себя представляют, или что для них нужно. Первая - это выбросить, удалить, уничтожить. Сейчас мне это не нужно. Теперь я понимаю, что это мне не нужно или не было нужно с самого начала. Очевидно, это первый вариант.

Вы ничего с этой вещью не делаете, следовательно, ее нужно выбросить. К слову, многим людям нужно принять именно это решение для писем, накопившихся в электронной почте, и прочих окружающих их вещей. Как я говорю, мусор самовоспроизводится. Он не самоуничтожается. Все в центральном ящике вашего стола, вероятно, и должно было находится там в какой-то момент времени. Но если вы откроете этот ящик прямо сейчас, в нем будет очень много вещей, которых там быть не должно, они устарели или неактуальны. Очевидно, это очень важная категория. Что ж, это мне не нужно - я от этого избавляюсь, это лишнее в моей обстановке - я это выбрасываю.

Итак, выбросить - это первый вариант, если вещь не приводит ни к какому действию. Второй вариант: вещь может не вызывать никаких действий, с ней ничего нельзя сделать сейчас, но можно будет сделать позже. Эту категорию мы называем "инкубатором". Инкубировать значит сохранить вещь на некоторое время. Либо мне нужно подумать об этом еще немного, либо мне нужно подождать, прежде чем принять решение. Итак, вы просто хотите пересмотреть свое отношение к этим вещам немного позже. Это и есть инкубация. Например, вы понимаете, что скоро день рождения вашей мамы.

Но у вас еще есть пара месяцев. У вас еще много текущих незавершенных дел. Вы хотите заняться ими, прежде чем принимать какие-либо решения относительно дня рождения мамы. Конечно, это нормально. Таким образом, вы могли бы сказать: "Хм, мне просто нужно напоминание, может быть, за две или три недели до дня рождения мамы. Потом, например, мы с сестрой решим, что мы хотим сделать". Таким образом, вам просто понадобится какое-либо напоминание, о чем мы будем говорить, когда перейдем к этапу организации. Когда вы решите инкубировать какую-либо вещь, вам нужно что-то с ней сделать. Ее нужно придержать на некоторое время.

Например, банк. Вы можете сказать: "ок, я не хочу пока рассматривать эту возможность, потому что у нас есть другие варианты денежных поступлений. Но это хорошая идея. Мы еще можем передумать через две или три недели". Таким образом, вы оставляете эту идею на стоянке, так сказать. Давайте припаркуем ее, а не выбросим. С ней еще можно будет поработать. Итак, это инкубация. Опять же, вещи, не приводящие ни к каким действиям, или абсолютно бесполезны, или имеют некоторый потенциал в будущем, но есть и третья категория, к которой вы отнесете много чего. Это вещи, с которыми нельзя выполнить никаких действий. Но они представляют собой справочный материал. Вам нужно его сохранить.

Вы должны иметь возможность вернуться к нему в случае, если вам или кому-нибудь еще он понадобится. На случай, если вам нужно будет вернуться и посмотреть, что там было. Например, вспомогательная информация, совместный материал для проектов. То, что вы, возможно, захотите сохранить. Я, как правило, сохраняю письма от определенного человека, по теме или по проекту. Просто "припарковываю" их на случай, если мне нужно будет обратиться к ним. Итак, три категории вещей, не приводящих ни к каким действиям: Мусор, инкубатор и справочный материал. Теперь, если вы на самом деле выполнили первое упражнение и собрали все из своей головы, я думаю, для большинства из того, что вы записали, вы скажете: "да, с этим мне нужно что-то сделать".

Мне нужно купить корм для кошки, мне нужно что-нибудь сделать с банком и моей суммой кредита, мне нужно что-то сделать с моей записью к врачу или с предстоящими выходными, или с отпуском. Итак, когда вы говорите: "ок, нужно что-то делать", то есть два ключевых вопроса, которые прояснят, в чем будет заключаться ваша работа. Слово "работа" я использую в широком смысле, это все, что должно быть выполнено. Эти два ключевых вопроса вы должны запомнить. Можете записать где угодно, хоть на лбу, только запомните их. Потому что, по сути, это так называемые "единицы и нули" эффективного мышления.

Первый: каким будет следующее действие? Если это вещь, которая подразумевает какие-то действия, то каким будет ваше первое действие, которое продвинет вас вперед по этому вопросу? Если вы собираетесь устроить маме вечеринку на день рождения, какое первое действие вы должны предпринять по этому поводу? Позвонить? Найти что-то в интернете? Отправить письмо? Поговорить об этом с кем-нибудь лично? Итак, когда я говорю "следующее действие", я подразумеваю небольшое, определенное физическое действие с явным результатом. Вы должны знать, где вы будете выполнять это действие.

Так, "назначить встречу" - на самом деле, это не следующее действие, поскольку для этого вы можете отправить письмо, позвонить или поручить своему помощнику назначить эту встречу. Какое действие будет следующим? Представьте, что у вас нет никаких других дел, кроме этого проекта или этого пункта из списка. Вы собираетесь начать делать что-то, чтобы завершить его. Куда бы вы пошли, что бы вы сделали? Какое ваше следующее действие? Вы будете слышать это снова и снова. Это очень важный вопрос для этапа определения. Потому что ответ на него редко приходит автоматически.

Когда я смотрю в списки дел разных людей, мало у кого на самом деле записано, каким будет их следующее действие для того, что они записали. Например, что вы будете делать с доктором? А-а, да, вы знаете, мне действительно нужно позвонить. Подождите, но до этого мне на самом деле нужно поговорить кое с кем, знаете, перед тем, как звонить. Это я выслушивал тысячи раз, когда индивидуально работал с руководителями, у которых был тренером. Они просто еще не приняли решение. И если вы еще не знаете, каким будет ваше следующее действие, то какая-то часть вас знает, что вам еще нужно подумать и принять решение относительно того, что вы зафиксировали.

Поэтому определите, каким будет ваше следующее действие; не все действия, которые нужно предпринять, только самое первое. Интересно, что мы пришли к такому выводу. На самом деле, ваш ум расслабляется, когда вы, по крайней мере, знаете, каким будет начальное действие, не обязательно все последующие. Второй вопрос, который вы должны задать себе: "Завершает ли то действие, которое я собираюсь предпринять, то дело, которое удерживало мое внимание?". Другими словами, я собираюсь позвонить сестре насчет маминого дня рождения, но это не завершает подготовку к вечеринке на день рождения. Тогда это дело становится проектом.

Другими словами, какой результат подразумевает или к чему может привести то дело, которое привлекло мое внимание? Проект, если хотите. Но, на самом деле, вы не можете выполнить проект или список проектов. Проект вроде "вечеринка на мамин день рождения", "планирование предстоящего отпуска", "запуск стратегического плана" или "доработка бюджета". Вы на самом деле не выполняете эти проекты, вы делаете связанные с ними действия, так что, когда в какой-то момент времени бюджет был доработан, вы съездили в отпуск, сходили к врачу, на самом деле вы выполнили ряд действий.

Таким образом, проект - это только результат. Для него требуется больше одного действия. Проблема заключается в том, что вы можете на самом деле не понимать, какой проект подразумевает все те дела, которые удерживают ваше внимание, и вы выполняете одно действие, затем отвлекаетесь или перескакиваете на что-то еще. Однако вы ведь не носите с собой корзину для текущих дел. Они опять накапливаются у вас в голове. О, я еще не закончил то дело. И оно опять возвращается в вашу голову. И этого вы не хотите допустить. Опять же, вы должны быть в состоянии контролировать, что вы делаете, и, образно говоря, освобождать в своей голове место для этих дел.

Связывайте проекты и действия. В этом и состоит суть. Опять же, если вещи приводят к какому-то действию, вы задаете себе два ключевых вопроса: каким будет мое следующее действие, и, если это одно действие не завершит все дело, то каков проект? Эти два вопроса - ключ ко всем замкам. Если вы думаете о встречах, на которых вы были, и где люди не уточняли, чего они пытаются достичь, или вы участвовали в обсуждениях, которые заканчивались безрезультатно, спросите себя: какое следующее действие, и кто будет его выполнять? Эти вопросы, когда вы задаете их в таком окружении и в таких ситуациях, автоматически помогают сфокусироваться и вернуть контроль, и люди будут уходить с ясными головами, а не думать: "боже мой, кажется, что-то должно произойти, но мы не уточнили, что конкретно".

Таким образом, этап определения означает, в первую очередь, что мы собрали все, что удерживает наше внимание, и теперь мы должны сосредоточиться на этих вещах, чтобы понять, что именно они значат для нас. Чтобы перейти к следующему этапу, который заключается в организации результатов всего этого, мы в первую очередь должны определить, что эти вещи значат, и к какой категории они относятся.