Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Принцип ДПО

Как привести дела в порядок

Таким образом, мы научились фиксировать дела и определять, что они для нас значат. В скором времени мы перейдем к организации, но перед этим нужно пройти еще один промежуточный этап. Когда вы определяете значение вещей, на этом этапе вы опустошаете свою корзину или берете свой список и обдумываете каждый пункт, чтобы уточнить, что он для вас значит и что вы собираетесь с ним делать. Промежуточный шаг мы называем "СПО". Когда вы на самом деле решите, каким будет ваше следующее действие с предметом, подразумевающим какие-то действия, у вас будет три варианта.

Прежде всего, вы можете выполнить это действие прямо сейчас. Если это действие может быть выполнено за две минуты или меньше, я рекомендую выполнить его. Это знаменитое "правило двух минут" методики GTD. Есть люди, которые утверждают, что если они и вынесли что-то для себя из моей книги "Как привести дела в порядок" или из наших программ, то это "золотое правило двух минут". Они говорят, что оно как будто прибавляет полгода жизни. Согласно правилу двух минут, если вы решите, что в данной ситуации с этим предметом можно что-то сделать, и вы действительно можете закончить это первое действие менее, чем за две минуты, - выполняйте его прямо сейчас.

Если вы вообще собираетесь его выполнять. Если вы отложите его, потом опять вернетесь к нему, потом передумаете, у вас уйдет больше времени, чем если вы выполните его сразу же, как только оно пришло вам в голову. И, кстати, вы будете удивлены, сколько дел вы реально можете сделать за две минуты или меньше. Две минуты не означают, что это незначительное дело. Очень часто первое действие для решения самых важных вопросов может быть выполнено за две минуты. Это может быть электронное письмо, которое вам нужно быстро кому-нибудь отправить, несколько строк информации, которые вам необходимо найти на сайте. Итак, две минуты. Теперь, правило двух минут применяется тогда, когда вы приводите что-то в порядок.

То есть, когда вы очищаете свою корзину. Вам не обязательно тратить весь день на действия, которые выполняются за две минуты, но если вы возьмете что-то, что можно передать кому-нибудь в коридоре и сказать: "эй, Дэвид, сделай, пожалуйста, то, то и то", и это займет буквально две минуты, то сделайте это в тот же момент. Это отличная привычка. Если хотите что-то сделать - делайте сейчас. Но только то, что займет две минуты, потому что если это займет больше времени, вы начнете гоняться за несколькими зайцами, что не будет ни хорошей тактикой, ни хорошей стратегией. В идеале вы должны избавиться от всех незавершенных дел, то есть полностью очистить свою корзину, прежде чем приступить к распределению бОльших кусков своего свободного времени.

Итак, в идеале, это должно напоминать уборку дома: много дел завершается в процессе. Кстати, если вы активно используете электронную почту, то от 30 до 40% писем, на которые вы захотите ответить, потребуют менее двух минут вашего времени. Таким образом, имейте это в виду, делайте дела за две минуты. Если они займут более двух минут, то вы должны задать себе следующий ключевой вопрос. Вторая буква П: можно ли это дело перепоручить? Действительно ли вы должны выполнять это действие? Возможно, кто-то другой лучше подходит для этой задачи? Есть ли у вас ассистент или подчиненные вам сотрудники? Есть ли у коллега, который может сделать это? Если дело можно перепоручить, то лучше его перепоручить, причем, в идеале, в тот же момент, не отвлекаясь.

Я очень часто перепоручаю дела по электронной почте. Очень просто и быстро. Иногда вам нужно будет встретиться с человеком, если вы собираетесь поручить ему что-то сложное. Тогда вам может понадобиться лично поговорить с ним, чтобы передать ему все должным образом. Удобно иметь такую привычку. Когда мы будем говорить об организации, одной из ключевых организационных категорий будут "повестки дня", которые вы составляете для совещаний или для людей. Так что иногда, чтобы перепоручить что-либо, вам достаточно будет добавить это дело в повестку дня, чтобы передать его Сюзанне, Маркосу или еще кому-нибудь.

Таким образом, перепоручайте дела, если можете. Выполняйте их, если они займут две минуты или менее. Если больше двух минут - по возможности перепоручайте их. И если вы не можете сделать ни того, ни другого, другими словами, это дело занимает много времени, и выполнить его должны вы, то мы переходим к третьей букве "О" - отложить. Эти дела вы и будете затем организовывать и оставлять себе памятку о них. Итак, эти действия должен сделать я. Например, подготовить объемный документ. Заполнить или разработать таблицу. Доработать презентацию в PowerPoint или Key Note.

Подумайте, можно ли выполнить какие-либо действия, связанные с этими делами, здесь и сейчас, только чтобы начать что-то делать. Хотите ли вы передать или перепоручить что-либо кому-нибудь еще? Подумайте, можете ли вы сделать что-то, просто чтобы сдвинуться с места. Если работать придется много и долго, не волнуйтесь. В следующем уроке я расскажу вам об организации, и мы разберем несколько категорий, к которым вы можете относить свои дела.