Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Организация вещей

Как привести дела в порядок

Теперь, когда вы собрали все вещи, удерживающие ваше внимание, определили, что они для вас значат, выполнили несколько двухминутных действий и перепоручили некоторые задания, у вас еще осталось много невыполненной работы, что подталкивает нас к третьему шагу - организации. Организация означает, что я уже решил, что значит для меня та или иная вещь, и мне просто нужно положить ее туда, где находятся другие подобные вещи. Итак, эти категории мы упомянули ранее на этапе определения. Например, если с вещью нельзя ничего сделать, и она вам не нужна, то, очевидно, что это мусор.

Эта категория - мусор. Это, вроде бы, очевидно. Для некоторых вещей вы говорите: "Нет, сейчас я не буду ничего делать, но я вернусь к этому позже". Эта категория - инкубатор. Вы можете инкубировать дело с помощью нескольких инструментов или несколькими способами. Вы можете сделать запись в ежедневнике, написать себе письмо и задержать его отправку, чтобы оно пришло вам через некоторое время. Вы можете поставить метки в календаре. Это все может напомнить о том, что пришло время подумать об этом деле. День рождения вашей мамы будет через три недели. Вы хотите что-то подготовить. Для этого отлично подойдет напоминание в календаре.

Далее - справочный материал. Есть множество способов организовать справочный материал. Вам просто нужно придерживаться чего-то простого и регулярно избавляться от того, что для вас больше не функционально. Теперь вещи, направленные на результат, для которых мы определяем следующее действие и создаем проекты. Это критическая часть этапа организации. Здесь вы определяете, о чем вам нужно напомнить, как сориентироваться, и, по сути, здесь вам нужны будут только списки. Что касается действий, то вы можете отнести их к нескольким категориям. Когда вы определите, каким будет следующее действие, если оно не может быть выполнено за две минуты и его должны выполнить вы, то можете записать его в календаре, если оно должно быть сделано к определенному дню или сроку.

Для этого и нужны календари. Однако большинство ваших действий не будут иметь конкретных сроков, вы должны выполнять их, когда у вас будет на это время, в перерывах между событиями в календаре. Здесь нам поможет список дальнейших действий. У большинства людей бывает 30, 40, 50, а иногда и 100 дел в списке дальнейших действий. Сделать что-то за компьютером. Позвонить, обсудить что-либо с людьми, и так далее. Есть довольно стандартные категории, которые помогут эффективно организовать эти дальнейшие действия. Вы можете записать их все в один список, если хотите, но это будет сбивать с толку, если вы будете каждый раз видеть все свои дела.

Таким образом, многие люди находят очень полезной организацию по контексту. Например, если вам нужно позвонить, запишите это действие в список "звонки". Если вы должны сделать что-то за компьютером, или дома, или в офисе, вы можете создать списки "офис", "телефон" "компьютер". Таким образом, вы сможете их упростить. Если я не дома, мне не нужно смотреть на тот или иной список. Распространенная категория - "поручения"; если у вас много поручений, вам пригодится отдельный список. Еще одна категория, кстати, очень важная, особенно если вы работаете с другими людьми - это "повестки дня".

Я уверен, что время от времени вы приходите на совещания с папками, в которых собрано все, что вы хотите обсудить с людьми. Поэтому повестки дня становятся очень важной категорией. "Для супруги", "для начальника" или "для меня" - то, над чем вы хотите поработать. Итак, у вас есть несколько вариантов для организации действий. Ничего не усложняйте. Запишите все вместе, а затем начинайте сортировать дела, просто основываясь на собственном опыте. Подстраивайте все под себя. Еще один важный элемент или важный список, помимо списков с действиями - это то, чего вы ждете от других людей.

Выделите категорию ожиданий. Она очень важна. Итак, на самом первом уровне у вас есть календарь. Вы записали свои дальнейшие действия, возможно, организованные по контексту. И вы составили список ожиданий. Еще один очень важный список - это список проектов. Проекты вы придумывали на этапе определения, например, устроить маме день рождения, увеличить сумму кредита, сходить к врачу или пройти медицинское обследование за этот год. Такие вещи мы называем "проектами". Этот, без сомнения, важный список поможет вам сориентироваться.

Затем каждую неделю вы должны будете осуществлять контроль, чтобы видеть общую картину ваших текущих дел и то, какие из них еще не завершены. Итак, это основа организации. С вещами, неподразумевающими никаких действий, все очень просто. А с теми, которые направлены на какой-то результат, все не так уж трудно. Немного сложнее, чем простой список дел. Когда вы решите, что значат для вас все эти вещи, вам станет намного легче переключаться между ними изо дня в день, от часа к часу, и тогда вы сможете проработать весь свой список действий. Вы смотрите в календарь, видите, что у вас есть свободное время, и обращаетесь к другим делам, которые вам нужно завершить.