Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Анализ своей системы

Как привести дела в порядок

Что ж, теперь, когда мы собрали вещи, привлекающие наше внимание, определили, что они значат, и организовали их по категориям, мы не можем просто оставить их так, как есть. Многие людей делают списки, но потом не смотрят на них, не обращаются к ним и опять держат все в голове. Странно здесь то, что на самом деле, чтобы разгрузить голову, нужно работать, в первую очередь, головой. Что я подразумеваю под этим? Шаг четвертый, рефлексия. Анализ. Сделайте шаг назад и осмотритесь. Довольно просто, знаете ли.

Я почти уверен, что вы хоть раз посмотрели на свой календарь за последние два дня. Для чего вы это делали? Вам нужно было сориентироваться, вам нужна была карта, роль которой выполнял календарь, на сегодня или на завтра. Вы отступали на шаг назад, чтобы посмотреть на общую картину. Это напоминало вам о делах и давало ощущение контроля. Как правило, вечером я смотрю, так сказать, на общий план в моем календаре. На этом уровне я анализирую и размышляю. Анализ и рефлексия осуществляются на нескольких уровнях, на всех уровнях, на которых у нас есть обязательства. Как я уже сказал, просмотр календаря - это самое распространенное из того, что делают люди, чтобы сориентироваться и убедиться в том, что они не пропускают чего-то важного.

Если вы создавали список дальнейших действий, то вам нужно будет отступить на шаг назад и посмотреть, когда у вас остается свободное время. Часто мне не нужно смотреть на мой список дальнейших действий, потому что календарь заполнен на весь день. Но я просматриваю список, чтобы убедиться, что ничего не упускаю. Это нужно мне только для того, чтобы убедиться, что завтра я не смогу сделать ничего из этого списка, ведь мой день переполнен. Итак, таким образом вы и начинаете использовать всю эту систему, чтобы убедиться, что вы остаетесь в курсе своих текущих дел, и перестаете волноваться о том, что вы можете что-то пропустить, или что что-то от вас ускользнет.

Как и в случае с рефлексией, самый полезный анализ - еженедельный. Об этом я упоминал уже несколько раз. Список проектов - очень мощный, эффективный и важный инструмент, который помогает ориентироваться в долгосрочной перспективе, например, в течении недели, но не часа. Так что мне нужно отступать на шаг назад и смотреть на те 30, 40 или 50 проектов регулярно. Кроме того, мне нужно просматривать прошедшие и последующие дни в моем календаре. Это еще одна часть регулярного анализа. Когда я выбросил все из головы и определил, что все эти вещи для меня значат, мне нужно перейти к пятому этапу, на котором я начну принимать решения о том, что я делаю.

Чтобы я мог доверять этим решениям, мне нужно регулярно уделять время анализу и рефлексии. Поэтому, если вы заполнили свою систему организации достаточным количеством дел и даже умудрились их завершить, то сделайте шаг назад и просмотрите их все. Через некоторое время вам будет намного проще это делать, и анализ с рефлексией станут очень эффективными. У вас будут появляться такие идеи, которые никогда не пришли бы вам в голову, если бы вы просто днями строчили письма, делали звонки, отвлекались на все подряд, общались с коллегами. Итак, возможность придержать темп жизни и уделить достаточно времени анализу и рефлексии - это самая большая потребность большинства руководителей, с которыми я работаю.

Мне нужна возможность сесть и подумать. Она не придет к вам сама по себе, поэтому очень важно встроить такие островки времени в свой график, а также наладить систему GTD, чтобы всегда иметь при себе карту с ориентирами. Если вы захотите сделать шаг назад, чтобы просмотреть свои дела и порефлексировать, но у вас перед глазами нет списков этих дел, и вы просто пытаетесь воспроизвести все из головы, это далеко не так эффективно, как с внешней системой. Тогда этот шаг назад и анализ автоматически помогут вам мыслить более творчески и более стратегически. Поэтому уделяйте время рефлексии. Есть ли у вас свободный час или два в конце каждой недели? Также спросите себя, стоит ли вам как-то зафиксировать это время? Многие люди включают его в свой график.

Скажем, в пятницу сразу после обеда, если у них типичная рабочая неделя с понедельника по пятницу. Сделайте шаг назад и скажите себе: "ок, мне нужно выделить пару часов". Закройте дверь, если она есть в вашем офисе, и отгородитесь от всего остального. Подумайте о том, как идут ваши текущие дела, зафиксируйте все новые проекты, которые у вас появились, но еще не были внесены в список. Освободите систему от ненужных вещей, приведите ее в актуальное состояние. Знаете ли вы, когда большинство людей больше всего довольны своей работой? По моему опыту, за неделю до того, как уйти в большой отпуск. Почему? Вспомните себя. За неделю до отпуска вы, скорее всего, разбираете все свои дела, размышляете и анализируете, а затем пересматриваете все свои соглашения с самим собой и другими людьми.

Чтобы в отпуске вас ничего не беспокоило и не отвлекало. Я просто предлагаю вам делать это каждую неделю, а не раз в год. В этом и состоит вся идея: создать чистую, поддерживаемую систему. Поэтому размышляйте - это очень важно для того, чтобы эта система работала.