Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Использование электронного письма как средства коммуникации

Как писать электронные письма

Это всего лишь электронное письмо. Думали ли вы или говорили так когда-нибудь? Это всего лишь электронное письмо, поэтому я побыстрее его отправлю, а обо всех проблемах, к которым оно может привести, я позабочусь потом. Если вы именно так относитесь к электронной почте, то гарантирую, что вы столкнетесь со множеством проблем, к которым может привести поспешно составленное электронное письмо. На разработку, составление и корректировку эффективного электронного письма уходит столько же усилий, сколько и на деловое письмо, отправленное по любому другому каналу. Конечно, электронная почта - это быстрый, простой и удобный способ отправки писем.

Эти преимущества электронной почты одновременно являются причиной возникновения некоторых ее недостатков. Механические ошибки. Сложность прочтения. Недоброжелательный или оскорбительный тон. Отправка не тем адресатам. Для начала определитесь, письма какого рода лучше всего отправлять по электронной почте. После того как вы решите, что электронная почта - самый подходящий канал, подумайте, кому нужно это письмо и кто его хочет получить. Единственные ли они получатели этого письма? С другой стороны, есть ли у всех тех, кто хочет получить это письмо, доступ к данной информации? Когда эта информация будет наиболее полезной? Если вы забыли отправить письмо или его отправка задержалась из-за того, что оригинал письма был помещен в корзину, то это может привести к ужасным последствиям.

Правильно ли выбрана цель отправки письма? Понимает ли адресат, что вы отправляете это письмо только для того, чтобы держать его в курсе, или что оно предполагает выполнение какого-то действия? После того как вы определитесь с указанными выше моментами, займитесь дальнейшим анализом получателя и подумайте, каким образом лучше всего преподнести электронное письмо. Первый шаг - сформулировать понятную и законченную тему письма. Если цель письма четко определена, то после этого нужно написать убедительный текст: персонализированный, составленный на знакомом получателю языке и легкий в прочтении.

После того как вы ответите на эти вопросы, задайте себе еще один: "Вычитал ли я это письмо?". Нажали ли вы кнопку "Отправить", не прочитав сообщение повторно? Недостоверные факты или цифры, грамматические ошибки, орфографические ошибки, грубое слово, не прикрепленный файл или неструктурированный контент будут искажать смысл вашего письма. Итак, каковы же характеристики эффективного электронного письма? Оно отправляется своевременно. Только тем, кому эта информация нужна.

Его получатель понимает, что ему или ей нужно сделать. Тема такого письма понятна и четко сформулирована. В первом предложении определяется цель письма. Текст письма хорошо структурирован и легок в прочтении. Такое письмо повторно вычитывается, чтобы отправитель не упустил обещанные вложения. Когда вы в следующий раз будете отправлять деловое письмо, ответьте сначала на эти вопросы. Это значительно сократит временные затраты на исправление недочетов после отправки письма, а получатели ваших писем обратят внимание, что вы эффективно используете электронную почту.