Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Отправка электронного письма нужным людям

Как писать электронные письма

Одной из особенностей электронной почты, имеющей для нас важное значение, является возможность отправки письма одновременно нескольким людям. Как удобно! Такая возможность удобна при условии, что ею пользуются с осторожностью и только нужные люди, нужные, получают это письмо. Большинство компаний устанавливает программу LISTSERV, зарегистрированную компанией L-Soft International, в результате чего несколько человек могут получать одно и тоже письмо. Или же компания может иметь свой собственный внутренний список рассылки. Такие списки могут настраиваться отделами, бригадами или любым другим подразделением, которому выгодна отправка письма нескольким людям.

Иногда мы получаем список рассылки, который нам не нужен. Поэтому убедитесь, что люди из вашего списка действительно хотят получать ваши письма или новостные рассылки. В противном случае ваши письма могут помечаться как спам теми людьми, которым они не нужны. Давайте проанализируем потенциальные риски, связанные с отправкой письма нескольким получателям. От серьезных до нелепых, удивительных и неприятных. Для начала рассмотрим пример, в результате которого появилась новость с заголовком: "Недоразумение с электронным письмом заставило всех сотрудников компании подумать, что они уволены". Это письмо должен был получить только один сотрудник компании, но оно пришло всем 1 300 сотрудникам.

В этом письме говорилось о необходимости соблюдения сотрудником соглашения о конфиденциальности и содержалась строка: "Мне хотелось бы воспользоваться возможностью и поблагодарить вас, а также пожелать всего наилучшего в будущем". Конечно, это письмо предназначалось конкретному сотруднику компании, но по ошибке его получили еще 1 299 сотрудников, которые подумали, что они уволены. Или например, бывало ли с вами такое: вы воспользовались кнопкой "Ответить всем", а впоследствии выяснилось, что не все должны были видеть ваш ответ. Иногда список имен получателей или адресов электронной почты состоит из нескольких строк, поэтому, чтобы увидеть весь список, нам приходится прокручивать его, а это отнимает много времени.

Одна сотрудница, которая думала, что ее письмо будет отправлено только ее коллегам, нажала кнопку "Ответить всем" и отправила письмо с пренебрежительным замечанием по поводу своего начальника, который тоже был включен в этот список рассылки. Такого рода ситуации никогда не приводят ни к чему хорошему. Они нелепы, неловки и, теоретически, могут иметь серьезные последствия. Кроме того, встречаются ситуации, когда некий сотрудник компании отправляет письмо сотрудникам из списка рассылки, желая получить ответ на некий вопрос. К примеру, вызовется ли кто-нибудь из тех, кто планирует посетить организованный компанией пикник, добровольно помогать с размещением и уборкой. Большинство из ста включенных в список людей нажало кнопку "Ответить всем", при этом их комментарии варьировались от "Я не собираюсь приходить на пикник" или "Я могу помочь с размещением, но не с уборкой" до "Я не уверен, что приду на пикник".

Нужно ли каждому сотруднику знать планы всех остальных и получать по 70 или 80 нежелательных и ненужных входящих писем? Лучшее решение - ответить первоначальному отправителю. И как только он или она наберет достаточное количество добровольцев, ему или ей необходимо отправить всем письмо о том, что список добровольцев сформирован. Кроме того, в каждой компании имеются сотрудники, которым не нужно тратить время на обращение ко всем сотрудникам. В учреждении нового дресс-кода принимают участие только 3 комитета.

Поэтому письмо следует отправлять только членам этих трех комитетов. Но отправка письма всем сотрудникам гарантирует, что нужные люди получат нужное письмо и никто не почувствует себя забытым. Ведь так? У каждого из нас есть свой круг общения, и мы не обязаны вступать в обсуждения, в которые нас не включили. Возможно, отправитель поленился отправить письмо только тем, кто хочет его получить и кому оно нужно. Что насчет пересылаемых писем? Потенциальный клиент отправил компании письмо, задав вопрос о возможности подстроить один из ее продуктов под его нужды.

В одном из писем цепочки обсуждения некий сотрудник ответил, что считает идею потенциального клиента глупой. Всю цепочку писем переслали этому клиенту. Разумеется, этого клиента они потеряли. Еще один пример - планирование вечеринки-сюрприза в честь дня рождения. Если письмо о сюрпризе отправлено всем сотрудникам, то это уже не сюрприз, поскольку именинник включен в список рассылки. Как видно из этих примеров, от серьезных до забавных, очень важно убедиться в том, что письмо отправлено нужным людям и только нужным.