Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Отправка электронного письма в нужное время

Как писать электронные письма

Электронная почта удивительна, не так ли? Я могу отправить вам письмо в 5 утра, когда проснусь, а вы можете прочитать его в 10 утра, когда проснетесь, или в 10 утра по местному времени. Я могу отправить письмо со своего стационарного компьютера, а вы можете прочитать его на любом своем персональном электронном устройстве. С учетом всех этих положительных моментов электронная почта должна быть единственным каналом для пересылки всех деловых писем, не так ли? К сожалению, у электронной почты есть свои недостатки, которые необходимо учитывать при анализе вопросов, связанных со временем. Задавать нужное время для отправки письма необходимо, хорошенько подумав, а не спонтанно.

Верховный суд даже издал постановление касательно тех ситуаций, когда в электронном письме говорится о том, что что-то должно быть предоставлено в определенное время, или говоря техническим языком, когда... "электронное постановление вошло в полную силу вовремя". Думаю, это означает, что если письмо попадет в папку входящих писем получателя даже в нерабочее время, то оно считается доставленным вовремя. Оно удовлетворяет юридическим требованиям. Но к счастью, большинство вопросов, связанных с выбором времени отправки электронного письма, можно решить без вмешательства суда. Тем не менее, обязательно нужно знать, как выбор времени влияет и на ценность письма, и на тот эффект, который оно произведет.

Под "выбором времени" можно подразумевать отправку письма в такое время, которое повысит вероятность его прочтения. В попытке определить наилучшее время были проведены многочисленные исследования. Является ли время между 12 и 15 часами дня наилучшим для отправки письма? Или между 8 и 10 часами утра? Или между 15 и 16 часами? Может между 18 и 19 часами? На самом деле все эти временные периоды являются результатами разных исследований. В целом почти четверть всех электронных писем открывается между 8 и 9 часами утра, а затем - между 15 и 16 часами. По логике, это показывает, что большинство деловых людей открывает и читает электронные письма по приходу на работу и перед уходом. Несмотря на то что существуют некоторые общие нормы, в действительности то, когда люди открывают электронную почту, как часто они просматривают папку входящих писем и какие письма они читают, зависит от самих компаний и людей, в них работающих. Еще один факт об электронной почте - многочисленные письма ведут борьбу за внимание читателя. Вы должны отправлять свое письмо в такое время, когда оно не затеряется в куче входящих писем.

Это правильное время должно определяться на основании привычек и стереотипов вашей компании, а также ваших клиентов. Спросить о том, в какое время лучше всего прислать письмо, - всегда хорошая идея. Возможно, ваша система даже позволяет вам написать письмо, а затем подобрать подходящее время, в которое оно будет отправлено. Выбор времени также связан с получением нужной информации в нужное время. Отсутствие нужной информации в соответствующее время может привести к ужасным последствиям. Проблемы, связанные со сроками, могут быть следствием ошибки пользователя, который забыл отправить письмо, или технических проблем, выходящих за рамки компетенции отправителя.

Например, сообщая в письме об отмене чего-то в последнюю минуту или о том, что что-то нужно сделать незамедлительно, вы сильно рискуете, поскольку получатель может не сразу прочитать письмо. А как насчет того отправителя, который, скорее всего, понимая это, специально отправляет письмо в такое время, что получатель не увидит письмо сразу же или, даже если и увидит, то не сможет его обсудить. Несмотря на то что электронную почту никогда нельзя использовать для сообщения плохих новостей, некоторые люди все же так поступают, что достаточно плохо, но при этом они преподносят эту новость непосредственно перед выходными или отпуском.

Никому не хочется слышать, что его дни сочтены непосредственно перед началом двухнедельного отпуска. Еще одна проблема, связанная с выбором времени отправки письма, относится к слухам, рождаемым внутри компании. Несмотря на то что электронная почта - это быстрый канал для передачи информации, слухи распространяются еще быстрее. Сотрудники хотят знать правду: как повлияют на них и на их работу те действия, которые предпримет компания, и какие варианты у них есть. Такого рода информация распространяется посредством слухов и достаточно быстро. Компания должна предвосхитить события и убедиться, что корректная информация отправлена всем по электронной почте до того, как ее исказят слухами.

Если распространится некорректная информация, то компания потратит намного больше времени, пытаясь отреагировать на ситуацию и побороть результаты слухов. Да, выбор времени - это самое важное. Иногда время выбираете вы, а иногда вы зависите от времени. Всегда анализируйте ситуацию и получателей и отправляйте письма в такое время, в которое они имеют наивысшую ценность.