Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Использование в письме правильного тона

Как писать электронные письма

У каждого отправляемого вами письма есть свой тон. "Думаю, вы неправильно поняли тон письма". Говорили ли вы так когда-нибудь кому-нибудь? Или кто-то отвечал вам таким образом? Тон. Что же это такое? Итак, во время разговора у наших голосов есть определенные тона. Мы распознаем, например, искренность, сарказм и юмор. Интонация голоса в сочетании с жестикуляцией и мимикой помогают определить тон. Но в электронных письмах отсутствует реальная интонация голоса и жестикуляция с мимикой.

По сути, в электронных письмах тон легко теряется или неправильно интерпретируется. Поэтому даже если у самих написанных слов тон отсутствует, мы всегда читаем их с каким-то тоном, что и создает проблему. Тон, при личной встрече или в электронных письмах, обязательно нужно анализировать. Когда отправитель недостаточно тщательно анализирует тон электронного письма, это приводит к недопониманию, обидам, потере значимости и раздражению. Что учитывает получатель, пытаясь определить тон электронного письма? В первую очередь получатель проанализирует свои отношения с автором письма.

Известно ли мне, что у этого человека саркастическое чувство юмора? Достаточно ли долго я работаю с этим человеком, чтобы понимать, что его прямота - результат его занятости? Были ли уже между мной и автором письма какие-то разногласия или борьба, в результате чего я сразу подразумеваю негативный тон? После анализа отправителя мы переходим к рассмотрению используемых в письме слов, профессионализма письма, используемой пунктуации и форматированию, к примеру, полужирному начертанию или заглавным буквам. Одно из первых правил хорошего тона при написании электронных писем - не делать все буквы заглавными.

Такое написание приводит к кричащему тону. Кроме того, выделение слов полужирным начертанием или красным цветом придает письму эмоциональный оттенок. Получатель может почувствовать, что ему или ей нужно защищаться. Некоторые сочетают эти приемы технического выделения с излишними знаками препинания. "НАДЕЮСЬ, ты понимаешь, что я прождал час, пока ты появишься на автобазе!! Где ты был?!?!?!". "КОГДА будет готов твой отчет???". "Ты должен НЕМЕДЛЕННО зайти ко мне в кабинет!!!". Одного восклицательного или вопросительного знака достаточно для того, чтобы показать, что вы восклицаете или задаете вопрос. Если таких знаков больше одного, то это придает письму оттенок требования или обвинения. Возможно, автор письма не хотел кричать, требовать или обвинять, но намерение и результат могут отличаться друг от друга, если получатель не слышит тон голоса или не имеет возможности следить за жестикуляцией и мимикой. Поможет ли вам достичь нужного тона использование символов эмоций, смайликов или значков удивления? Опять же, подумайте, уместно ли использование таких смайлов для конкретного получателя. Я знакома с одной бизнес-вумен, которая использует такие смайлы в письмах к подчиненным.

Подчиненным в свою очередь привычно использовать их в своих ответах. Даже если правила компании позволяют использовать смайлы в письмах, их нужно вставлять бережно. Если вы отправляете письмо, находясь в расстроенных чувствах или не уверены в выбранном вами тоне, введите текст письма, пускай оно некоторое время повисит в черновиках, а затем перечитайте его вслух. Возможно, вас удивит то, как оно прозвучит. Простое "пожалуйста" или "спасибо" может быстро превратить текущее письмо в письмо с более позитивным тоном. Поскольку электронные письма мы пишем и отправляем быстро, возможно, мы даже не задумываемся об их тоне.

Или возможно, нам привычнее что-то требовать или грубить онлайн, а не при личной встрече. Думая над тоном письма перед его отправкой, читая письмо вслух и контролируя используемые слова и символы, вы сократите количество ситуаций, когда вам приходится говорить: "Думаю, вы неправильно поняли тон письма". А также повысите вероятность восприятия вас как тактичного, искреннего и профессионального человека.