Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Отправка письма по назначению

Как писать электронные письма

Конечно, цель электронной почты - отправка и получение писем, передача информации. Итак, вот и все обсуждение, не так ли? На самом деле цель намного более сложна. Не для всех писем электронная почта является корректным каналом передачи. Она не должна использоваться по любой причине. Нужная цель и нужное письмо. Звучит довольно просто, не так ли? Если все так просто, то почему столь много электронных писем отправляется бесцельно или с неясной или скрытой целью? Давайте поразмышляем.

Первый вопрос: "Нужно ли мне просто поделиться базовой информацией с несколькими людьми, например, новой политикой компании или тем, что завтра приезжает член совета графства?". Если эта информация нужна всем сотрудникам и при этом не требуется никакого ответа, то тогда цель электронной почты - предоставить эту информацию быстро и без всяких усилий. Второй вопрос: "Нужно ли мне письменное подтверждение того, что я отправил письмо или получил ответ?". Если такая запись нужна, тогда отправляйте электронное письмо, поскольку его цель - предоставить запись, которой можно поделиться с остальными.

Или убедитесь, что вы правильно поняли или корректно записали сообщение, так как, к примеру, во время телефонного разговора можно некорректно записать информацию. Кроме того, продумайте необходимость создания пресловутой бумажной копии, которая может понадобиться вам в дальнейшем для защиты. Электронное письмо избавляет от проблемы "Я сказал, он сказал". Или возможно, вам нужно хранить файлы исходящих писем. Ограниченные в пространстве старомодные картотеки на сегодняшний момент вытесняются файлами рабочего стола компьютера, поэтому целью общения по электронной почте могло бы стать незамедлительное предоставление легко доступного файла.

Соответствующей целью была бы возможность отправки письма в удобное для вас время и прочтения его получателем в удобное для него время. Поэтому целью электронной почты могло бы стать устранение проблем, связанных с часовыми поясами, рабочими часами и доступностью вовлеченных в обсуждение людей. В связи с тем что в настоящее время основное внимание уделяется экологической безвредности, четвертым вопросом будет: "Приведет ли создание печатной копии к трате ресурсов, например, к таким, к которым приводит роскошный бумажный отчет из ста страниц или рисунок, для которого нужны цветные копии". В этом случае цель электронной почты - позволить отправителю прикладывать к письму изображения и ссылки, не растрачивая дополнительные средства и не нанося вреда окружающей среде.

Что касается бизнеса, то в этом плане целью электронной почты могли бы стать сбыт и реклама товаров. Электронные письма можно персонализировать под любую целевую аудиторию. Благодаря предоставленной в письме ссылке потенциальному клиенту проще найти вашу компанию. Как видите, электронную почту можно использовать по разным причинам. Однако иногда ее используют неправильно. Поэтому давайте быстренько рассмотрим случаи применения электронной почты в некорректных целях. Чтобы избежать разговора с кем-то с глазу на глаз по щекотливому вопросу. Чтобы некий человек понимал, что вы заняты, судя по количеству отправленных вами писем.

Чтобы бумажная копия использовалась против кого-то. Или чтобы сделать заявления, выходящие за рамки контекста, и соединить их вместе, изменив сообщение в личных целях. Чтобы остальные были в курсе того, что кому-то сделан выговор, поставив этих остальных в копию. Чтобы отправлять защищенные и личные письма. В основном в рамках делового общения мы полагаемся на электронную почту. Если использовать электронную почту с правильной целью, то она станет быстрым, удобным и эффективным инструментом.