Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Включение нужного контекста

Как писать электронные письма

Какой же контент уместно использовать в электронных письмах? Попросту говоря, контент правильный, если это то, что нужно людям. Итак, вернемся к вопросу. Какой контент нужно использовать, чтобы письмо не откладывалось в долгий ящик? Начнем с самого верха, с темы письма. Эта строка с темой может быть самой важной частью всего электронного письма. Если тема письма пропущена, не закончена, нечеткая или слишком длинная, то это письмо могут сразу же удалить, и не важно, сколько времени и усилий вы потратили на остальное содержимое письма. Не забывайте, что помимо вашего письма в папке входящих писем получателя есть еще и другие письма.

Понятная тема поможет занятому профессионалу определить, стоит ли читать это письмо дальше. Поэтому первый совет касательно содержимого письма - придумайте для него понятную, законченную, сфокусированную тему. Примерами эффективных тем письма могут служить следующие: "На следующей неделе автостоянка будет закрыта" или "Нужны добровольцы на День Карьеры". Позднее в этом курсе мы более подробно поговорим об искусстве написания эффективных тем для писем. Если тема вашего письма эффективна, то получатель после ее прочтения перейдет к первому предложению. В этом предложении говорится о том, что должен сделать получатель или почему он должен прочитать остальную часть письма. Честно поведайте получателю, какова цель этого письма.

"Северная автостоянка на следующей неделе будет закрыта по причине обновления дорожного покрытия. Пожалуйста, пользуйтесь только южной стоянкой". "Не поможете ли вы в следующий вторник показать ваш департамент 60 ученикам? Ученики придут в рамках Дня Карьеры". Получатель этих писем знает, что места на парковке будут ограниченны или что вам нужна помощь. Это релевантный контент. Что если содержимое вашего письма состоит из нескольких пунктов? Получатель может прочитать первый абзац, и ответить вам, не дочитав письмо до конца. Отправитель письма может помочь избежать такой ситуации, упростив просмотр всего контента посредством нумерации ключевых пунктов и добавления информации о точном количестве пунктов в тему письма или в первое предложение. "Здесь представлено 4 варианта для нашей новой рекламной кампании". В этом примере все пункты тесно взаимосвязаны. Однако если пункты не связаны между собой, то для каждого пункта необходимо создавать отдельное письмо с конкретным содержимым. "Сотрудникам возместят расходы на питание. Вводится новый план выхода на пенсию. Новостная рассылка будет приходить в течение двух недель". Это три абсолютно разных мысли. И каждая из них заслуживает отдельного письма, содержимое которого будет посвящено этой конкретной теме.

Является ли содержимое вашего письма первоисточником? Или же вы цитируете чье-то письмо? Или при отправке письма какому-то другому лицу вы поместили мое имя в список людей, которые получат копию этого письма? Если я получаю письмо какого-то другого человека, то вы должны честно, конкретно и кратко изложить, почему я получаю это письмо и что я должен с ним сделать. Например: "Я хочу, чтобы вы были в курсе этого, потому что...". И далее вы приводите причину. Еще одна проблема связана с уровнем формальности контента. Контент должен соответствовать бизнес-среде.

"thx 4 ur help 2day ur gr8". В деловом письме коллеге, подчиненному, начальнику или клиенту недопустимо использование текстовых аббревиатур. Следует избегать не только сленга и аббревиатур, но и беспорядка в содержимом. Не используйте слишком разные цвета, размеры текста, стили и изображения. Также старайтесь не использовать в теме и теле письма такие слова, как "бесплатный", "бонус" и "одноразовое предложение", которые способствуют восприятию письма как спама. Пусть контент будет простым и неизменным.

Далее читайте и перечитывайте свое письмо, чтобы быть уверенным в том, что в нем используется корректный язык, корректные факты и цифры. Кроме того, учитывайте длину своего письма. Вам хочется включить в письмо достаточный объем контента для того, чтобы четко изложить всю информацию, но при этом не слишком большой, чтобы письмо было читабельным. Если включить в список подзаголовки, то это сделает текст письма более читабельным. В тот момент, когда получатель видит тему письма, он или она задается вопросом: "Важен ли этот контент, понятен, легок в прочтении и мотивирует ли на дальнейшее прочтение? Профессионально ли он выглядит и звучит?".

Если ответом на каждый из этих вопросов будет "Да", то контент вашего письма подобран правильно.