Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Создание тем писем

Как писать электронные письма

Вы открываете свой аккаунт электронной почты и находите там 55 новых писем, пришедших за ночь. Какие из них вы прочитаете первыми? Нежелательные письма, прошедшие фильтр компании, обычно легко распознаются, поэтому вы их сразу же удаляете. Затем если вы такой же, как и большинство людей, вы смотрите на отправителей и темы писем. Учитывайте следующие пункты, помогающие удостовериться в том, что ваше письмо читают благодаря его теме. Во-первых, придумайте для письма конкретную и законченную тему. Если тема письма не указана или нечеткая, к примеру, "Политика", "Совещание" или "Место проведения", вы, возможно, продолжите просмотр папки входящих писем до тех пор, пока не увидите письмо с конкретной темой или с такой, которая кажется важной или релевантной.

Такие неясные, незаконченные темы могут привести к тому, что письмо вовсе не будет прочитано. Посмотрите на эти конкретные темы. "Новая политика отпусков" от вице-президента. "Совещание агентов в 9:00" от вашего менеджера. Или "Изменение места проведения пикника" от менеджера по персоналу. Эти темы привлекут ваше внимание, поскольку вы сразу же поймете, что в этом письме содержится что-то, что вы должны знать. Вот еще один пример: "Расчет заработной платы". Если вы работаете в этой компании уже 5 лет, то скорее всего, сразу же подумаете о том, что эта процедура вам известна и удалите письмо.

Но что если в теме письма говорится: "Исправленный расчет заработной платы"? Прочитаете ли вы это письмо? Одно это слово, "исправленный", полностью меняет значимость письма. Теперь тема письма указывает на то, что в эту процедуру внесли какие-то изменения, такие, которые вам нужно знать. Кроме того, учитывайте тот факт, что скорее всего, безопаснее использовать понятную, стандартную тему письма, нежели пытаться придумать креативную или вычурную тему. Давайте рассмотрим пример вводящей в заблуждение темы письма. Однажды я заметила, что все мои коллеги обновили свои компьютеры.

Когда я стала выяснять, получу ли я один из таких компьютеров, один из установщиков спросил, внесена ли я в график. Я не поняла, о чем он говорит. После изучения ситуации я узнала, что должна была получить письмо о составлении графика. В конце концов в папке удаленных писем я нашла непрочитанное письмо. В чем проблема? В теме письма. "Поздравляем". Я не узнала отправителя, тема письма была похожа на мошенничество, поэтому я и удалила его. Если бы тема письма звучала следующим образом: "Необходимо составить график обновления компьютеров", - то я получила бы новый компьютер одновременно со всеми остальными сотрудниками.

С другой стороны, принимайте во внимание лаконичность темы письма. Тема письма может быть слишком длинной. Иногда отправитель помещает все сообщение в тему письма. В результате когда получатель открывает такое письмо, он видит, что там ничего нет. Вот пример такого письма. "Ваш заказ отправлен и прибудет в пятницу. Обеспечьте, чтобы дома был кто-нибудь, кто сможет принять посылку". Намного более эффективно было бы, если бы тема письма выглядела следующим образом: "Соковыжималка прибудет в пятницу/Нужно расписаться". А далее в самом письме говорилось: "Ваша соковыжималка отправлена вчера компанией Red Motor Freight и должна прибыть в пятницу днем. Кто-то должен будет расписаться в получении посылки". В результате письмо звучит и выглядит более профессионально. Такая записанная слитно тема производит впечатление того, что автор просто хочет быстренько вас уведомить. Не такое впечатление должна производить компания на клиента. Если все сообщение можно поместить в тему и нет причин размещать его в теле письма, тогда добавьте в конец темы слово "EOM" (end of message). Получатель хотя бы поймет, что ему не нужно тратить время на открытие этого письма.

Таким образом, искусство написания эффективных, понятных, законченных и лаконичных тем имеет огромное значение, если вы хотите, чтобы ваше письмо посчитали важным и прочитали.