Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Понимание получателя письма

Как писать электронные письма

Чем лучше вы понимаете получателя своего письма, тем больше шансов на то, что отправленное письмо будет эффективным. Чтобы понять получателя письма, вам нужно проанализировать ваши взаимоотношения с ним или с ней, а также ожидаемую степень профессионализма. Помимо этого, вам нужно учесть то, как, по вашему мнению, отреагирует на письмо получатель, и даже то, насколько часто получатель просматривает электронную почту. Учитывайте разницу аудиторий. Вы проработали с человеком несколько лет, вы знаете, как этот человек думает и реагирует, и у вас прочные рабочие отношения.

Например, в письме к члену вашего рабочего коллектива будет использоваться принятый в компании жаргон, и такой получатель наверняка не будет ждать от вас формальности. Или к примеру, новый потенциальный клиент, чьим вниманием вы пытаетесь завладеть. Может быть, вы когда-то встречались лично, а, может, ни разу не виделись. Возможно, имя этого потенциального клиента вы получили от своего друга. По этому первому контакту посредством электронной почты сложится его первое впечатление о вас и вашем бизнесе. Это письмо должно выглядеть и звучать профессионально, быть легким в прочтении, корректным и обладать ясным, позитивным тоном.

Посмотрите вот на этот пример. Неформальные "Hey" и "Shoot", неправильные слова, множественное число "companies" вместо притяжательного падежа "companie's", жаргон, S&OP, написанные слитно предложения, незаконченное предложение, корректировка, текстовые аббревиатуры - не производят положительного первого впечатления. Или второе электронное письмо, на которое с большей вероятностью будет получен ответ, поскольку вы показали, что понимаете своего получателя. Третьей группой могут быть широкие общественные массы. Понять такого получателя сложно, так как вам придется использовать достаточно общие слова, для того чтобы привлечь разные демографические слои к этой новой рекламной кампании, проводимой посредством электронной почты.

Еще одна вещь, помогающая вам понять получателя, - его реакция на ваше письмо. Вы отправляете информацию, которую получатель захочет прочитать, или же ваше письмо одно из тех, что вызывают его негативную реакцию? Если получатель положительно реагирует на ваше сообщение, будьте прямолинейны в начале письма. "AJ, вот та ставка, которую ты просил прислать". С другой стороны, если ваше письмо вызовет негативную реакцию, тогда лучше начинать письмо уклончиво. Вместо "Вы не выполнили окончательный срез кандидатов" используйте "50 квалифицированных кандидатов подали заявление на размещение счетов".

В разделе, посвященном написанию вежливых фраз, другого курса lynda.com, "Business Writing Fundamentals" (Основы деловой переписки), этот момент рассматривается более углубленно. Дополнительная область для анализа, которая поможет понять получателя, - его или ее привычки, связанные с электронной почтой. Несмотря на то что сразу эти привычки могут быть не очевидны, в ходе дальнейшего общения можно выявить определенный шаблон поведения. Относится ли ваш получатель к числу тех, кто прочитывает письма и отвечает на них сразу же, как только их получает, или же к числу тех, кто просматривает электронную почту в определенное время? Проанализировав это, вы сможете понять, когда стоит отправлять письма и когда следует ждать ответ.

Итак, чтобы понять получателя и подогнать под него свои электронные письма, всегда нужно задавать себе следующие вопросы. Какой уровень формальности, точности и профессионализма предстоит использовать? Как отреагирует получатель? Когда и насколько часто письма прочитывают и отвечают на них? Если вы будете понимать получателя своих писем, то это будет способствовать более эффективному общению по электронной почте.