Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Использование недвусмысленных вступлений

Как писать электронные письма

Электронную почту чаще всего выбирают в качестве канала для передачи коротких посланий. Если по теме вашего письма видно, что в нем содержится нужная и точная информация, то получатель планирует получить ее в самом начале этого письма. Если в начале письма получатель не найдет ту информацию, которую он желает и планирует получить, то он может расстроиться и не читать письмо до конца. Рассмотрим вот такой пример. Если в теме письма говорится: "Обновленная политика отпусков: 2 дополнительных дня", то получатель с нетерпением откроет это письмо, ожидая найти там информацию об обновленной политике отпусков.

Но что если получатель видит вот такое письмо: "Некоторые из вас жалуются на то, что им не хватает дней отпуска и что они перегорают на работе. Кажется, что боевой дух в нашей компании находится на рекордно низком уровне. Мы предпринимали разные попытки по улучшению этой ситуации, но прогулы до сих пор остаются проблемой". Не такой текст ожидал увидеть получатель этого письма. Из вступления не ясна суть письма, и получатель может даже скептически отнестись к его теме и наверняка спросит: "Что произошло с теми двумя дополнительными днями отпуска?". Скорее всего, он продолжит просмотр этого письма, пытаясь найти хорошие новости, но уже не будет так взволнованно реагировать, как в самом начале.

Но что если, с другой стороны, получатель с нетерпением приступает к прочтению письма и видит вот такой текст: "Мы расширили политику отпусков нашей компании, добавив к отпуску 2 плавающих дня. Все сотрудники получат дополнительный выходной на свой день рождения, а также смогут по очереди брать выходной в пятницу каждого третьего месяца". Это письмо точное и конкретное. Именно эту информацию хотел и ожидал увидеть получатель исходя из темы письма. Конечно, не все электронные письма настолько волнительны, как то, в котором говорится о получении двух дополнительных дней отпуска.

Независимо от содержимого письма во вступлении должна приводиться цель и обрисовываться контекст этого письма. В теме следующего письма цель определяется как нечто, что вам нужно прочитать, но при этом отсутствует конкретика. "Изменения, которые необходимо внести в годовой отчет". Получатель этого письма поймет, что ему нужно пересмотреть отчет, который он отправил на прошлой неделе, а это не очень приятная новость. Кроме того, он понимает, что ему нужно внести какие-то изменения и что, скорее всего, сделать это нужно будет как можно быстрее. Поэтому эту информацию нужно добавить во вступление.

Сравним следующие два вступления. "Джек, спасибо за своевременную отправку отчета. Я просмотрел весь отчет. В некоторых местах содержится излишняя информация, а в некоторых информация приведена не полностью. Кажется, что некоторые твои разделы выпадают из общей последовательности. Поэтому тебе нужно их пересмотреть. Надеюсь увидеть тебя на баскетбольной игре в субботу". Джек в замешательстве. Он понимает, что нужно внести изменения, но при этом ему не дали никаких конкретных указаний и не сказали, когда нужно предоставить исправленный отчет.

И скорее всего, меньше всего на свете его сейчас заботит баскетбольная игра, которая не имеет никакого отношения к теме этого письма. Теперь посмотрим вот на это вступление для той же самой ситуации. "Джек, спасибо за своевременную отправку отчета. Прочитав весь отчет, я рекомендую тебе сделать следующее и предоставить мне его исправленный вариант к концу пятницы. Поменяй местами разделы 2 и 3, добавь конкретные цифры в раздел 4 и подкорректируй разделы 2 и 5. В них содержатся некоторые одинаковые данные".

Эта версия вступления более наглядна. В ней приводятся необходимые уточнения, а также указывается дата, к которой необходимо отправить исправленный отчет. Недвусмысленные вступления очень важны. Они экономят время получателей, дают гарантию того, что у получателя письма будет более положительная реакция и что в этом письме содержится необходимая информация.