Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Написание эффективного текста для письма

Как писать электронные письма

Вы знакомы с выражением: "Прежде чем что-то сделать - подумай". В нашем случае оно выглядит так: "Прежде чем что-то написать - подумай. И тогда у тебя получится эффективное письмо". Рассмотрим три ключевых идеи, которые следует учитывать при создании эффективного письма. Первая идея: сформулируйте основную цель письма. Возможно, это кажется вам элементарным. Конечно, вы знаете, для чего отправляете это письмо. Хотя все так и есть, если не составить план письма, его получатель, возможно, не поймет, для чего оно предназначено или чего вы хотите от этого письма.

Эффективное письмо посвящено одной теме или одному вопросу. Поэтому перед написанием письма хорошенько подумайте и определите его тему и подпункты. Если дать получателю возможность понять, какова цель письма и какие действия нужно предпринять, вы быстрее получите ответ на это письмо. Вторая идея: подумайте, как будет выглядеть письмо. Если получатель откроет письмо и обнаружит, что два не разбитых абзаца занимают весь экран, то такое письмо будет казаться слишком трудным для прочтения. Средний абзац электронного письма должен состоять из 5-6 строк, при этом между абзацами должна присутствовать пустая строка.

Если у основного письма есть подпункты, то для их представления нужно использовать нумерованный или ненумерованный список, чтобы получателю было удобно их просматривать. Чем более дружественным к получателю выглядит ваше письмо, тем больше шансов на то, что оно будет прочитано и что необходимое действие будет выполнено. Третья идея: подумайте, как персонализировать письмо. Чтобы помочь себе создать эффективное письмо, представьте себе реального человека с реальным именем, читающего ваше письмо. Как этот человек отреагирует на ваши слова и тон? Будет ли ему казаться, что его критикуют? Подумает ли он, что вы писали это письмо в рассерженном состоянии? Если вы выделите время на то, чтобы придумать, как персонализировать письмо под этого реального человека, то это время не будет потрачено зря.

Если отправить спешно составленное в раздраженном состоянии письмо, то это может привести к серьезным, долгосрочным и негативным последствиям. Поэтому давайте составим эффективное письмо двум вашим подчиненным, которым необходимо вовремя выполнить свою работу. Цель писем - определить проблему и предоставить план ее устранения. В письме будет приведена основная цель и шаги по достижению этой цели. Возможно, это сообщение будет встречено не радостно. Никому не нравится, когда его критикуют. Поэтому основное внимание следует уделить решению проблемы. Посмотрите вот на это письмо.

"Керри и Лес. В это время года мы все загружены. Некоторые из нас заняты больше других. Однако как вам хорошо известно, наша компания рассчитывает на то, что несмотря ни на что, вы уложитесь в установленные сроки. Возможно, вам нужно проводить в офисе больше времени, чтобы успеть все сделать вовремя. Тот факт, что число сотрудников нашей компании уменьшается, не служит оправданием несоблюдения вами установленных сроков. Возможно, вам стоит посмотреть некоторые онлайн-курсы по тайм-менеджменту на сайте lynda.com. Вы понимаете, что к концу месяца вам нужно предоставить еще два отчета, а с тремя отчетами вы уже опоздали. Каким образом вы собираетесь выполнить все в установленные сроки?". Целью этого письма является критика, предложение помощи, просьба прекратить хныканье или все перечисленное? Внешний вид этого письма стимулирует на дальнейшее его прочтение или же в одном абзаце собрано несколько мыслей? Как отреагируют получатели этого письма? Большинство из нас, вероятно, разозлилось бы или рассердилось.

Представлял ли себя автор сидящим за столом напротив Керри и Леса? Это письмо составлено неэффективно. Теперь посмотрим вот на это письмо. "Керри и Лес. Давайте найдем способ помочь вам закончить те три отчета, которые вы должны были сдать в прошлом месяце, а также успеть отправить два предстоящих отчета вовремя. Сокращение числа сотрудников нашей компании повлияло на каждого из нас, и для того чтобы соблюсти установленные компанией сроки, нам приходится активизировать наши навыки тайм-менеджмента. Подумайте над внедрением одного или нескольких из следующих советов по тайм-менеджменту. Ваш онлайн-планировщик должен удовлетворять современным требованиям. Разделяйте большие задачи на небольшие проекты, в результате вы будете чувствовать себя менее подавленными. Поручите мелкие проекты Тому и Мэри. Ознакомьтесь с некоторыми курсами по тайм-менеджменту на сайте lynda.com.

Есть ли у вас какие-то другие вопросы или советы по поводу соблюдения всех установленных компанией сроков? Если есть, дайте мне знать об этом". Цель этого письма - определить тот факт, что существует некая проблема, и предоставить возможные варианты ее решения. Письмо разделено на три коротких абзаца и нумерованный список. И несмотря на то что в письме все равно есть некая негативная составляющая, тон его уже более позитивный, и оно вызовет уже меньше обиды и раздражения.

Поэтому составляйте план. Придумайте такую цель, внешний вид и тон, которые помогут вам создать эффективное электронное письмо.