Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Персонализация письма

Как писать электронные письма

Единственный способ персонализировать письмо - понять свою аудиторию. Но понимание аудитории - довольно сложное дело. Обычно персонализировать письмо под кого-то, с кем у вас установлены прочные деловые отношения, довольно легко. Но при попытке персонализировать письма под человека, которого вы не знаете или знаете очень плохо, возникают проблемы. Чтобы приступить к процессу персонализации, необходимо ответить на следующие вопросы. Что представляет из себя эта основная аудитория и каковы ваши с ней взаимоотношения? Один человек? Знаете вы его или нет? Или это группа людей? Получатель находится внутри компании, например, некий коллега, или же вне компании, к примеру, клиент или покупатель? Кроме того, задайте себе вопросы: "Какова основная цель этого письма? Хочу ли я просто предоставить некую информацию и как отреагирует на содержимое этого письма получатель, позитивно или негативно?" Или же я хочу сподвигнуть получателя этого письма на выполнение какого-то действия? Например, добровольно вступить в комитет компании, или назначить встречу с конкретным клиентом, или предложить общественности попробовать новый товар". Другие вопросы, которые вам нужно себе задать: "Какой информацией моя аудитория уже обладает, какую хочет и какую должна знать? Какие аспекты всей ситуации могут повлиять на ответ получателя письма? Например, постоянный это клиент или же вы привлекаете его впервые?

Нужно ли учитывать какие-то особые обстоятельства? К примеру, продажа без возможности возврата. Какой язык и жаргон ожидает увидеть и поймет получатель моего письма?" Если у вас нет технического образования, то к примеру, такой компьютерный жаргон, как RAM, ROM и полубайт, скорее всего, не будет иметь для вас особого значения. Последний вопрос, который вам нужно задать: "Каких действий или результатов я жду, если, конечно, жду, от получателя своего письма, и как можно достичь таких результатов?" Например, если вы запрашиваете какую-то информацию, хотите ли вы получить ответ по электронной почте, по телефону или же на запланированной встрече? Рассмотрим следующую ситуацию, которую необходимо персонализировать под три разные группы.

Ваша компания выпускает новую линию экологически безопасных товаров в самом начале года. Давайте проанализируем три группы исходя из соответствующих вопросов. Первая группа - сотрудники компании. Они участвовали в обсуждении, поэтому знакомы с исходными данными. Основная цель письма - проинформировать сотрудников о том, когда товар будет доступен общественности, что их обучат тому, как продавать эту новую линию товаров, и поблагодарить сотрудников за их помощь. Вы хотите, чтобы они ждали следующего письма, в котором будет приведена информация о самом тренинге. Персонализированное электронное письмо сотрудникам компании выглядит следующим образом: "Наша новая линия экологически безопасных товаров будет выпущена на рынок 1 января.

Запланировано 3 тренинга, на которых вам объяснят, как продавать эти товары. В течение следующих двух недель вам придет письмо, в котором будет предоставлена вся информация. Благодарим вас за то, что вы упорно работали, помогая нам выпустить в свет эту линию товаров!" Вторая группа - акционеры компании. Цель этого письма - оповестить их о запуске новой линии товаров, заверить акционеров в том, что компания принимает разумные бизнес-решения, помогающие обеспечить получение непрерывной прибыли. Тон письма должен быть более формальным. Акционеров не волнуют тренинги и то, насколько упорно трудились сотрудники. Вы надеетесь, что ваше письмо заставит их подумать о покупке большего количества акций компании.

Персонализированное письмо акционерам компании выглядит следующим образом: "Акционерам. Производство новой линии экологически безопасных бумажных товаров будет запущено в ближайшие пару месяцев, а общественности они станут доступны к началу года. Принимаемые нашей компанией бизнес-решения основываются на удовлетворении вашего желания, желания наших акционеров, защитить окружающую среду и максимально повысить успешность нашего бизнеса. Все наши решения, принимаемые в прошлом, в настоящем и в будущем, основываются на желании клиентов. Если вы продолжите вкладывать средства в нашу компанию, то будете получать постоянную прибыль".

Третья группа, под которую нам нужно персонализировать наше письмо, - люди из рассылки программы LISTSERV. Члены этой группы могут по-разному относиться к вопросу защиты окружающей среды и к возможной дополнительной стоимости этих товаров. Основные цели этого письма - объявить о запуске нового товара, стимулировать получателей этого письма на покупку этого товара и показать, что наша компания занимается защитой окружающей среды. Такие получатели захотят быть в курсе увеличения цены на этот товар, а нам хочется стимулировать продажи и получить отзывы. Итак, давайте, наконец, персонализируем наше письмо под эту группу. "Начиная с 1 января вы сможете приобретать новую, экологически безопасную бумажную продукцию нашей компании, стоимость которой увеличилась всего на 2%. Наша компания хочет, чтобы эта продукция стала частью непрерывной заботы общества о защите окружающей среды. Мы с нетерпением ждем ваших отзывов об этих новых товарах, поскольку хотим и дальше удовлетворять потребности клиентов и общества". Три аудитории, три разных письма. Каждое персонализировано под определенную аудиторию. Всегда анализируйте каждого получателя, его нужды и потребности, а также цель вашего письма.