Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Проверка письма

Как писать электронные письма

Вы придумали текст своего персонализированного письма, создали законченное, легкое в прочтении письмо и теперь готовы нажать кнопку "Отправить". Подождите, это еще не все. Как только вы нажмете кнопку "Отправить", письмо уйдет. Перед нажатием этой кнопки нужно сделать еще один важный финальный шаг. Проверьте свое письмо. Что нужно проверить? В простую проверку входит обнаружение пропущенных слов, например, такое предложение: "Вам нужно предложить два тезиса для совещания, которое пройдет понедельник". Если бы вы прочитали это предложение вслух, то поняли бы, что здесь пропущен предлог "в".

Обнаружение неправильных слов. "Пожалуйста, предложите три твоих идеи для совещания, которое пройдет в понедельник". Конечно, здесь необходимо использовать местоимение "своих". Посмотрите вот на это предложение. "В 8 утка дежурят только охранники Конни Смит и Сет МакКейн". Если заменить букву "к" на букву "р", то смысл предложения будет абсолютно другим. Рассмотрим технику построения следующего предложения. "Необходимо в пятницу провести совещание все сотрудники должны внести в свои планы пребывание на этом совещании с 2 до 4 дня". Такое предложение определяется как неправильное сложное предложение, в котором отсутствуют нужные знаки препинания.

В предупреждении о грамматической ошибке, скорее всего, говорилось бы о том, что нужно исправить это предложение следующим образом: "Необходимо в пятницу провести совещание", а затем начинается новое предложение - "Все сотрудники должны внести в свои планы пребывание на этом совещании с 2 до 4 дня". Инструменты проверки грамматики и пунктуации будут предупреждать вас о большинстве таких простейших ошибок, но могут упустить из виду другие моменты, которые необходимо проконтролировать до отправки письма, в том числе, корректно ли написаны имена, корректны ли приведенные цифры. Столь же важно, но при этом сложнее контролировать то, что связано с самим содержимым письма. Тщательно ли вы проанализировали получателя, добавили ли в письмо всю ту информацию, которую ему следует знать? Если целью вашего письма является оповещение о совещании, включили ли вы в письмо информацию о цели, времени, месте проведения и повестке этого совещания? Если в письме отсутствует вся эта необходимая информация, то скорее всего, вы получите кучу писем с вопросами по этому поводу.

Если вы выделите время на то, чтобы убедиться в том, что включили в письмо всю необходимую информацию, то потратите намного меньше времени, чем если бы вам пришлось отвечать на все эти отдельные письма. Тема письма законченная и лаконичная? Понимает ли получатель важность прочтения этого письма? Помимо того, в самом конце нужно проверить тон письма. Проверять его сложнее всего. Пусть кто-нибудь еще прочтет ваше письмо перед тем, как вы его отправите. Поинтересуйтесь его мнением по поводу тона письма. Если бы я попросила вас определить тон следующего письма, то чтобы вы мне сказали? "Я не смогу дать вам премию, если Смелт не выполнит свою работу в установленный срок. Убедитесь в том, что вы выполните заявленную на день работу.

Нам еще много чего нужно закончить". Возможно, вы скажете, что это письмо звучит грубо, требовательно и унизительно. Может я смог бы исправить это письмо таким образом, чтобы четко изложить его смысл, но более позитивным тоном, и в результате получатель этого письма не обиделся бы. Более позитивный тон также мог бы способствовать достижению моей цели - получить от всех большую отдачу. "Поскольку Смелт должен выполнить работу к пятнице, нам всем придется на этой неделе изрядно потрудиться, чтобы соблюсти все установленные сроки и получить премию. Дайте мне знать, если для того чтобы успеть все сделать к пятнице, вам что-нибудь понадобится".

В самом конце нужно проверить технику построения письма, корректность указания получателей, законченность содержимого письма, тему и тон. Теперь можно нажимать кнопку "Отправить".