Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Сохранение конфиденциальности

Как писать электронные письма

Если вы не хотите, чтобы ваше письмо публиковали на доске объявлений компании или в чьем-то аккаунте сети Facebook, то не отправляйте его по электронной почте. Хакеры, конечно, могут получить доступ к этим личным, приватным письмам, но письмо, отправленное с помощью оборудования работодателя, тоже не подразумевает соблюдения какой-то общей конфиденциальности. Работодатели могут отслеживать и отслеживают все взаимодействия, выполняемые посредством их оборудования. Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций (Electronic Communication Privacy Act) и Закон об электронных коммуникациях (Stored Wire Electronic Communication Act) зачастую объединяют под одним названием - "Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций".

Этот закон был изменен в связи с наступлением эры общения посредством компьютера и другой цифровой и электронной техники. Всегда помните о том, что электронные письма можно тайно отслеживать, долго хранить, отправлять без разрешения и редактировать, изменяя их смысл. Давайте проанализируем эти проблемы приватности или конфиденциальности. Во-первых, разрешено ли работодателю видеть то, что находится на терминале во время работы сотрудника? Вообще, да. Компьютерная сеть и терминалы являются собственностью работодателя, а это означает, что он или она может их контролировать.

Даже если некоторые компании сообщают своим сотрудникам о том, что они отслеживают их электронную коммуникацию, они все равно могут делать это на законном основании без уведомления сотрудника. Сотрудники, отправляя письма, должны понимать, что их могут отслеживать. Работодатели отслеживают ваши письма только потому, что им нравится шпионить? Нет, у них есть веские причины следить за тем, каким образом их сотрудники используют электронную почту. Одна из причин - юридическая ответственность. Например, сотрудники, которые могли увидеть оскорбительный графический материал на экране компьютера коллеги, могут зарядить рабочую атмосферу враждебностью.

Еще одна причина - отслеживание производительности. Блуждание по интернету или любое использование офисной почты в личных целях приводит к растрате средств компании, а также к снижению производительности. Кроме того, защита безопасности корпоративной информации в нынешний век расцвета электроники - первостепенная задача. Вторая рассматриваемая нами проблема, связанная с конфиденциальностью, - когда вы удаляете эти электронные письма на своем компьютере, остаются ли они в системе? Да. Эти письма хранятся в памяти даже после их удаления. Даже если может показаться, что их больше нет.

Зачастую их резервные копии долго хранятся на магнитной ленте. В судебных делах компаний и правительства, освещаемых в новостях, обычно используются восстановленные электронные письма. Еще один вопрос, касающийся конфиденциальности, - можно ли отслеживать приватные письма без разрешения? Конечно. Если включить в письмо разъяснительное замечание, станет ли оно конфиденциальным? Электронные письма большинства компаний заканчиваются разъяснительным замечанием, например, таким: "Данное письмо и любые переданные в нем файлы являются конфиденциальными и предназначены для использования только тем лицом или кругом лиц, которым они адресованы".

Или таким: "Это письмо содержит конфиденциальную информацию и предназначено только для указанного в письме лица". Но даже при наличии таких утверждений гарантировать, что ваше письмо останется конфиденциальным, невозможно. Последний вопрос, связанный с конфиденциальностью, - может или будет кто-нибудь редактировать текст моего письма? К сожалению, и может, и будет. Обычно это делается, если кто-то пытается выставить в дурном свете какого-то другого человека. Например, в письме, которое вы отправили нескольким членам коллектива говорилось: "Недавно Кэрол провела анализ и выяснила, что сотрудники нашей компании каждый месяц 60 часов выделяют на благотворительные акции. Она сказала, что наши сотрудники упорно работают и должны быть вознаграждены за свои усилия, чтобы остальные сотрудники захотели принять участие в этих акциях". Сейчас Кэрол пришла в ваш офис и интересуется, зачем вы отправили критикующее ее письмо остальным членам коллектива, один из которых переслал его начальнику. Затем она показывает вам следующее письмо. "Недавно Кэрол провела анализ и выяснила, что сотрудники нашей компании каждый месяц 60 часов выделяют на благотворительные акции. Кэрол сказала, что наши сотрудники недостаточно упорно работают и что ее нужно наградить за их усилия, чтобы остальные сотрудники захотели принять участие в этих акциях". Как просто - добавили всего 3 небольших слова - "не", "чтобы" и "ее", и изменили весь смысл письма. Чтобы доказать, что это письмо было изменено, вы можете отправить свою копию. Итак, каким же образом можно обеспечить приватность и конфиденциальность ваших электронных писем? Никак. Поэтому будьте внимательны при выборе той информации, которую собираетесь отправить по электронной почте.