Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Перенаправление электронного письма

Как писать электронные письма

Пересылка писем. Разве вам нравится получать одну и ту же шутку или слух, который разные друзья и коллеги пересылают вам несколько раз из лучших побуждений? Как насчет полученного вами пересланного кем-то письма, которым, как вам известно, первоначальный отправитель не собирался ни с кем делиться? Каким особенным вы себя почувствуете, когда увидите 6 отметок о пересылке письма, что указывает на то, что вы - шестой в серии пересылок? Большинство из нас негативно отреагирует на все эти ситуации. Наилучший выход - попросить людей удалить вас из списка адресатов, которым будет пересылаться это письмо. Иногда это может задеть чьи-то чувства.

Возможно, этим людям казалось, что они просто проявляют заботу. Но что нужно знать и делать для того, чтобы не быть невежливым субъектом, пересылающим ненужные и нежелательные письма? Во-первых, прежде чем что-то отправить, хорошенько все обдумайте. Уместно ли это? Нужно ли это? Понятно ли это? Если хотя бы на один из этих вопросов вы ответите "Нет", то тогда воздержитесь от пересылки письма. Всякий, кто пересылает ненужные и бесполезные письма, кажется не профессионалом. Во-вторых, если вы решите, что на пересылку письма есть причины, тогда не забудьте удалить всю излишнюю информацию, например, отметки о пересылке, заголовки и комментарии остальных пользователей, которым тоже переслали это письмо.

Если уместно пересылать письмо, пересылайте только ту его часть, которая относится к адресату. В-третьих, персонализируйте пересылаемое письмо, выделив время на написание персонального комментария, в котором говорится, почему адресат получает это письмо. Например, "Фрэнк, внизу (читай снизу вверх) представлено мое обсуждение с Джун, в котором мы пытались выработать общие рекомендации относительно пересмотра расположения офиса". Фрэнку может быть интересно, а может быть и неинтересно то обсуждение, которое привело к этим рекомендациям, но он, по крайней мере, будет знать, почему ему переслали эту переписку, и ему не придется читать всю цепочку писем, чтобы понять ее смысл.

В-четвертых, если вы собираетесь переслать кому-то полученное вами приватное письмо, спросите на это разрешение у его отправителя. Безусловно, в этом есть и юридическая подоплека. Но кроме того, простая вежливость предписывает узнать у первоначального отправителя, можно ли вам поделиться этим письмом, а также сообщить ему, для чего вам это нужно. Поэтому если нужно переслать письмо, всегда спрашивайте на это разрешение у его отправителя. Если он разрешит это сделать, убедитесь, что вы соблюдаете все рекомендации, и сделайте так, чтобы получатель сразу же понял цель этого письма и смог быстро его прочитать.