Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Общение офлайн

Как писать электронные письма

Все мы знаем, что электронная почта - это быстрый, недорогой и удобный инструмент. Поэтому она экономит наше время и деньги, и для отправки писем следует всегда выбирать именно этот инструмент. Но подождите, если это так, тогда почему младшие сотрудники и менеджеры полагают, что электронная почта на самом деле может тормозить производительность? Следовательно, частью эффективного использования электронной почты является понимание того, когда не нужно ее использовать, т.е. другими словами, когда лучше общаться офлайн. Старайтесь общаться офлайн, если письмо длинное и сложное, а также необходимо дополнительное обсуждение.

Например, начальник, дающий отзыв об эффективности вашей работы. Разговор при личной встрече будет более ценным. Или если информация строго конфиденциальна. Например, предоставление менеджеру информации о сексуальном преследовании. Такое электронное письмо можно переслать, а его копия хранится на жестком диске. Вам нужны легкодоступные письменные улики? Подумайте, нужен ли вам незамедлительный ответ. Люди не всегда находятся рядом со своим компьютером и не всегда просматривают папку входящих писем, ожидая пока всплывет следующее письмо.

Поэтому если у вас есть неотложный вопрос или срочное дело, которое нужно обсудить, может вам лучше поговорить с человеком по телефону или при личной встрече? Что если ситуация несет эмоциональную нагрузку или кто-то может неправильно интерпретировать намеченный вами тон? Зачастую нам удобно отправлять по электронной почте обидные письма, в которых можно сказать то, что мы никогда бы не сказали при личной встрече. Например, вы увидели, что ваш коллега использовал последнюю бумагу в принтере и не положил новую. Вернуться к своему компьютеру и отправить электронное письмо кажется более простым и беспристрастным решением, чем прямая конфронтация.

Последняя ситуация, когда стоит рассмотреть все за и против ведения беседы офлайн, - если вы чувствуете, что обсуждение по электронной почте начинает ухудшаться. Следующие два примера демонстрируют, как такое может случиться. В первом примере в первоначальном письме задается вопрос о формате резюме, которое предлагает менеджер по персоналу. Двух адресатов поместили в поле "To" ("Кому"), а 11 поставили в копию. 10 писем спустя, когда люди почувствовали, что на них посыпалась критика, были задеты чьи-то чувства и все устали от чтения бесконечных писем, один из менеджеров ответил вот таким образом.

"Складывается впечатление, что большинству людей есть что сказать по этому поводу. Возможно, это один из тех случаев, когда коллективу лучше обсудить этот вопрос в группе при личной встрече. Уверен, всем известно, что по электронной почте нельзя обсуждать прецизионные темы. Пожалуйста, дайте мне знать, как я могу в этом помочь. Спасибо". Другими словами, давайте обсудим это офлайн, поскольку мы не сможем решить это по электронной почте. Второй пример - ситуация, в результате которой в течение 8 часов было прислано 12 писем, при этом ответы на 8 последних были получены посредством кнопки "Ответить всем".

Каждое последующее письмо вызывает больше раздражения, чем предыдущее, поскольку 4 человека не понимают, что ведут беседу с двумя разными людьми. Каждого из них зовут Альберт, но фамилии их не указаны. В конце дня один из основных получателей ответил следующим образом. "Может быть четырем из нас следует побеседовать завтра в 3:30 после совещания, которое состоится в 3 часа, поскольку по электронной почте обсудить этот вопрос не получается". Опять же, "давайте побеседуем офлайн" - то сообщение, которое донесли громко и четко.

Хорошо бы заблаговременно обсуждать опасные или разжигающие конфликт ситуации при личной встрече или по телефону. При личной встрече мы следим за мимикой, жестикуляцией и глазами собеседника. Мы можем задавать вопросы и сразу получать ответы. Все это может помочь нам быстро распознавать и решать проблемы в режиме реального времени. Вы можете быстрее разряжать обстановку и даже строить более позитивные долгосрочные отношения с участниками беседы. Поэтому перед тем как отправить следующее письмо, проанализируйте ситуацию: сложная ли она, конфиденциальная, срочная или имеет эмоциональную окраску, или ухудшается.

Если это так, то лучше будет провести личную беседу офлайн.