Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Использование прикреплённых файлов

Как писать электронные письма

Вложения в электронных письмах могут привести к проблемам разного рода - от забывания добавить это самое вложение до отправки неправильного вложения или отправки его в таком формате, который адресат не сможет открыть. Хотя такие ситуации довольно досадные, обычно их можно исправить. Намного более серьезные проблемы - отправка большого по размеру вложения, что может привести к прекращению работы сервера получателя, или заполнение папки входящих писем, в результате чего последующие письма не будут приниматься. Кроме того, через вложения электронных писем пересылаются многочисленные компьютерные вирусы, которые полностью уничтожают все файлы на жестком диске компании.

Поэтому давайте посмотрим, что можно сделать для того, чтобы отправлять и получать эффективные и безопасные вложения. "Упс, я забыл вложить файл в предыдущее письмо". Или "Полагаю, было бы лучше, если бы у вас был вот этот вложенный файл". Приходилось ли когда-нибудь отправлять одно из таких неловких писем? Мне, безусловно, приходилось. Вы нажимаете кнопку "Отправить", и уже после ее нажатия вы понимаете, что забыли вложить файл. Поскольку весь смысл электронного письма заключается в отправке файлов, возможно, стоит завести привычку, добавлять в письмо файлы перед написанием его текста. Очень даже полезны некоторые программы, например, G-Mail, которые ищут в письме такие слова, как "вложение", а затем предупреждают о том, что, возможно, вы ничего не вложили, и делают это после того как вы нажмете кнопку "Отправить", но перед тем как письмо действительно передастся адресату.

Отправляли ли вы когда-нибудь неверные файлы? Чтобы избежать таких ситуаций, после добавления файла откройте его из письма до того, как отправите это письмо, и убедитесь, что отправляете нужный файл. Если файл редактировали, но при этом не добавили к соответствующим именам файлов пояснения, то это может привести к тому, что будет вложена некорректная версия файла. Также следует убедиться, что получатель письма сможет просмотреть вложенные файлы. Если вы не знаете наверняка, файлы каких типов может просматривать получатель вашего письма, старайтесь использовать формат простого текста. Избегайте, например, выделений текста полужирным начертанием, подчеркиванием и использования нескольких цветов.

Может на вашем компьютере все это выглядит замечательно, но получателю такое письмо может показаться странным или он вообще не сможет его прочитать. Если вы хотите сохранить все форматирование и графику, можете конвертировать этот файл в формат PDF. Большинство получателей могут открывать PDF-файлы, поскольку такие файлы не относятся к какой-то конкретной операционной системе или программе. Для конвертации файлов можно использовать бесплатные программы. Затем проанализируйте размер вложения и количество вложенных файлов. Большие по размеру файлы или несколько файлов, добавляются которые очень быстро, могут привести к прекращению работы сервера получателя.

Знайте, что в системе адресата может быть установлено ограничение на объем получаемых файлов. Большинство приложений электронной почты могут отправлять и получать файлы, размером до одного мегабайта. Если вам нужно отправить файл большего размера или несколько файлов, можно сжать их или заархивировать. Однако эти действия приводят к ряду других проблем. Например, на большинстве мобильных устройств не открываются ZIP-файлы. Еще один вариант - подумать, можно ли найти ту информацию, которую вам нужно вложить, на какой-либо веб-странице. Если да, то можно не отправлять большой по размеру файл, а вставить в электронное письмо соответствующую ссылку.

Что если вам отправляется какой-то файл? Все получатели должны с осторожностью относиться к файлам, вложенным в рассылки, даже тогда, когда кажется, что они получены от доверенного источника. Вирусы могут дублировать обратные адреса, в результате чего письма кажутся неподдельными. При возможности свяжитесь с человеком, который якобы отправил вам это письмо, чтобы убедитесь в том, что это не подделка. Если вам придется открыть вложение до того, как вы сможете проверить подлинность источника, убедитесь, что программное обеспечение вашей компании удовлетворяет современным требованиям. Большинство систем автоматически обновляет патчи. Или же можно проверить, позволяет ли ваше приложение электронной почты отключить функцию автоматической загрузки вложенных файлов.

Если позволяет, отключите ее. Итак, перед тем как вложить следующий файл или открыть отправленное вам вложение, проанализируйте следующие важные моменты. Действительно ли вы вложили корректный файл? Будет ли его формат читабельным? Сможет ли получатель открыть этот файл? Нет ли в нем вирусов? Если принять все меры предосторожности до отправки или открытия вложенного в письмо файла, то это убережет вас от лишних проблем.