Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Понимание влияния вашего письма

Как писать электронные письма

Воздействие. Оказание влияния или впечатления одного на другое. Возможность оказания сильного прямого влияния. Такое определение дается термину "воздействие" в словаре. Давайте применим его к электронному письму. Какое влияние или впечатление оказывает ваше письмо на получателя? На получателя оно произведет сильное впечатление, но будет ли оно позитивным или негативным? Электронные письма - неотъемлемая часть нашей повседневной жизни. Многие люди всегда отправляют письма, на которые необходимо отвечать.

Остальные отправляют вам письма для информации или пересылают те письма, которые, по их мнению, будут вам интересны. Или же вам нужно написать письмо некоему потенциальному клиенту, с которым вы не знакомы. Если мы будем продолжать действовать на автопилоте и необдуманно составлять ответы на полученные письма, то может оказаться, что такие письма оказывают негативное воздействие на наших коллег, руководство и клиентов. И безусловно, в конечном счете это окажет негативное воздействие на вас как на отправителя. Авторы электронных писем должны понимать, какое воздействие будет оказывать их письмо, в том числе, что в нем говорится, как это говорится и даже кто получит это письмо.

От одного этого письма будет зависеть впечатление получателя от вас и даже от всей компании. Вам хочется, чтобы это впечатление было сильным и позитивным. То, какое воздействие окажет письмо, зависит от разных факторов. Небесполезно ли это письмо? Отправка ненужных писем оказывает негативное воздействие. Часто можно услышать: "Почему Мэри просто не подошла ко мне или не позвонила, чтобы обсудить мою производительность? Неужели я не стою пары минут ее времени?" С другой стороны, письмо, которое позволяет сэкономить время, оказывает позитивное воздействие.

Электронное письмо, в котором говорится об изменении времени проведения совещания в следующем месяце или о ремонте системы отопления, позволяет адресату быстро получить нужную информацию. Нужно ли отправлять цепочку писем? Опять же, отправка нежелательных и ненужных писем приведет к негативному впечатлению. Какое воздействие окажет отправка одного письма с кратким изложением сегодняшнего совещания? Получатель будет благодарен за то, что ему нужно прочитать всего одно письмо и что это сэкономит его время. Согласовала ли компания или рабочий коллектив стандарты и процедуры, связанные с электронной почтой? Отсутствие таковых может привести к непонятным письмам, разочарованию и даже обидам.

Получение писем, отправленных с помощью кнопки "Ответить всем", может отнять некоторое время и пространство компьютера. Зачастую в таких письмах первоначальная тема теряет свою силу. Если не выделять время на поддержание релевантности темы письма при изменении содержимого, то это негативно повлияет на ответы на это письмо. Кого следует ставить в копию? Какова политика компании относительно скрытых копий? Можно ли выводить сотрудников из некоторых обсуждений, и если да, то как это делать? Наличие четких стандартов касательно процедур, связанных с электронными письмами, будет оказывать позитивное влияние.

Были ли учтены при составлении письма вопросы "Кто?", "Что?", "Когда?", "Куда?", "Почему?" и "Как?"? Если да, то адресат это поймет, поскольку в теме письма и во вступлении приводится цель письма. Такое письмо произведет сильное, положительное впечатление на его получателя. Были ли потрачены время и усилия на создание понятного письма? Созданное в спешке письмо видно сразу, и впечатление оно оказывает негативное. Если выделить время на создание плана, вычитку и исправление электронного письма, или даже подготовить его сначала в документе Word, то это приведет к тому, что такое письмо будет оказывать позитивное воздействие.

Мысли четко развиваются и имеют под собой необходимые основания. Такое письмо имеет огромную силу. Оно может создать впечатление об авторе и повлиять на действия получателя. Поэтому на подготовку производящего позитивный эффект письма всегда следует выделять определенное время.