Предыдущий ролик Следующий ролик  

Видео урок: Общие советы по этикету

Как писать электронные письма

Вы подумали о том, кто должен получить ваше письмо. Вы еще раз проверили, добавили ли вы в письмо нужный файл. Тема письма - понятная, само письмо читается легко. Вы сделали все возможное, чтобы убедиться, что ваше письмо эффективно. Все это, конечно, необходимо, но иногда некоторые мелочи красноречивее всех слов. Итак, давайте рассмотрим 5 таких мелочей. Первое - обязательно отвечайте на полученные вами письма. Всякий раз при использовании электронных средств коммуникации могут возникать некоторые технические проблемы.

Если отправитель письма не получит хотя бы уведомление о его получении, он будет в растерянности стараться что-то придумать. Должен ли я поинтересоваться, получено ли мое письмо? А это может быть интерпретировано как назойливость. Или же мне следует предположить, что оно получено? А потом я узнаю, что отправленная мною информация или запрос не были доставлены или попали в спам. Согласно правилам обычной вежливости, получатель письма должен хотя бы отправить уведомление о прочтении с кратким ответом. "Я позвоню вам в понедельник" или "Спасибо за информацию".

На написание и отправку таких писем уходит буквально три секунды. Эти три секунды очень важны для отправителя, поскольку позволяют ему понять, что письмо доставлено, и если необходимо, узнать, когда будет выполнено действие. Некоторые системы разрешают задавать определенные настройки, в результате чего при открытии письма адресатом вы получаете уведомление. Это позволяет вам понять, что письмо доставлено, даже если вы не получаете ответ сразу же. Второе - персонализируйте письмо, добавляя имя адресата перед текстом письма и свое имя в конце.

Большинству из нас нравится, что другие знают и используют наши имена. Добавление имени получателя перед текстом письма делает это письмо более индивидуальным. Посмотрите вот на это письмо. "Пожалуйста, отправьте Килмеру отчет до пятницы". А теперь прочтите такое же письмо, только с именем Бэн в начале. Написание имени Бэн отнимает всего одну секунду, но придает письму оттенок индивидуальности. В результате получатель чувствует себя достаточно важным, поскольку к нему обращаются по имени. Добавьте в конец тех же самых строк свое имя. Да, скорее всего, получатель, знает, кто вы такой, и да, блок с вашей подписью автоматически добавляется во все ваши письма -

например, ваше имя, должность, номер телефона. Но добавление своего имени перед блоком подписи делает письмо более индивидуальным. Если добавить сюда не только имя, но и фразу, например, "с наилучшими пожеланиями", "искренне ваш", "кланяюсь", "берегите себя" или даже "надеюсь, это поможет", то это придаст письму еще больший оттенок индивидуальности. Уместность добавления таких фраз перед подписью определяется вашими отношениями с получателем письма и его ожиданиями. Выбирайте на свое усмотрение те слова, которые могут наилучшим образом выразить тон вашего письма.

Приветствия и замыкающие фразы могут даже повлиять на то, как быстро вы получите ответ и получите ли вы его вообще. Без таких финальных штрихов письмо может показаться сжатым и требовательным. Каждый из нас в то или иное время находится вне офиса или не имеет доступа к электронной почте. Поэтому третий совет - активируйте уведомление об отсутствии в офисе, которое будет автоматически отправлять ответное письмо, например: "В данный момент меня нет в офисе. Я вернусь в понедельник и отвечу на ваше письмо. Если вам нужно получить ответ до понедельника, свяжитесь с Сью и оставьте ей адрес своей электронной почты".

В результате человек, отправивший вам письмо, будет знать, что ваш ответ задержится. Как и в случае с первым обсуждаемым нами советом, отправитель будет знать, когда вы сможете ответить на его письмо, и не будет гадать, доставлено ли оно. Четвертый совет - грамотно используйте пометку "Важное". Чрезмерное использование этого красного восклицательного знака вызовет такой же эффект, как мальчик, постоянно кричащий "Волк!". Если помечать каждое письмо как важное, то при получении действительно важного письма адресат не воспримет всерьез этот восклицательный знак.

И последний совет - взгляните мельком на все письма, прежде чем отвечать на первое увиденное вами письмо. Если вы поступите таким образом, то это сэкономит ваше время в дальнейшем. Вы открываете папку входящих писем и видите нервное письмо от Теда, вашего коллеги, который спрашивает вас, как скрыть номера страниц во вступительной части отчета. Он просит ответить в течение 30 минут. Вы нажимаете кнопку "Ответить", тратите 10 минут на то, чтобы объяснить Теду, какие вкладки выбрать, что сделать и какие настройки выполнить, чтобы в следующий раз это делалось по умолчанию. Вы улыбаетесь, нажимая кнопку "Отправить", поскольку только что выделили время из своего плотного графика на помощь коллеге.

Затем вы продолжаете читать утренние письма. Три письма спустя вы видите еще одно письмо от Теда, в котором говорится, что ваша помощь уже не требуется, он разобрался самостоятельно. Если бы вы увидели это письмо перед тем, как отправить ответ, то сэкономили бы свое время. Итак, каковы же эти небольшие советы? Отвечайте на письма, чтобы отправитель знал, доставлено ли письмо или же оно все еще плавает где-то в киберпространстве. Добавляйте приветствие и заключительную часть. Сделайте так, чтобы люди, отправляющие вам письма, были в курсе того, что вас не будет несколько часов или дней. И прочитайте все письма от одного адресата перед тем, как ответить на первое увиденное вами письмо от него.

Если вы будете следовать всем этим советам, то это будет говорить о том, что вы цените получателей своих писем и можете экономить свое время и время получателей.